Problem, Ursache, Ziel und Lösungsvorschlag beschreiben

Die Beschreibung des Problems, der Ursache, des Ziels und des Lösungsvorschlages sollen uns zu einem klareren Bild führen und die effektive Umsetzung der Lösung unterstützen. Auf dieser Beschreibung basierend soll dann der Prozess auf einem einfachen Zeitstrahl aufgezeichnet werden können.

Punkte die zur Lösung führen

Werden die folgenden Punkte in wenigen Sätzen beschrieben, wird das Bild klarer und die Lösung umso besser.

1. Problem
2. Ursache
3. Ziel
4. Lösungsvorschlag

Hilfreiche Fragen zur Beschreibung der vier Punkte

Zur Beschreibung der einzelnen vorstehenden Punkte sind die folgenden Fragen sehr hilfreich.

Unter dem Punkt „Problem“ sollen die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie sieht die heutige Situation aus?
• Was entspricht nicht dem erhofften Resultat (Wo drückt der Schuh)?

Unter dem Punkt „Ursache“ sollen die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie konnte es zum Problem kommen?
• Welche Faktoren haben dazu geführt, dass das Problem aufgetreten ist?

Unter dem Punkt „Ziel“ sollen die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Was soll erreicht werden?
• Wie soll der Endzustand aussehen?

Unter dem Punkt „Lösungsvorschlag“ sollen die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie könnte eine mögliche Lösung aussehen, die zur Zielerfüllung führt?
• Welche Ressourcen werden dazu benötigt?
• Gibt es allenfalls alternative Lösungen?

Beispiel

Nachfolgend ein Beispiel, wie eine solche Beschreibung aussehen könnte.

Problem

Mails können manuell nicht effizient im Abacus abgelegt werden. Dazu muss immer zuerst der Kunde, dann das Dossier geöffnet und danach das Mail hineingezogen werden.

Ursache

Es existiert kein Outlook Addin oder ähnliches.

Ziel

Mails und weitere Dateien aus dem Mailprogramm im CRM effizient ablegen
(Tipp: Formulierung mit Substantiv + Verb und ohne Bezug auf mögliche Hilfsmittel etc.)

Lösungsvorschlag

Zentrale Ablage der Mails und weiteren Dateien aus Outlook auf der Adresse in Abacus Inbox/Dossier mit den folgenden Anforderungen:

• Mail soll im jeweiligen Benutzerpostfach oder einem zentralen Postfach in einen bezeichneten Ordner abgelegt werden können.
• Danach soll das Mail automatisch durch Abacus verarbeitet werden.
• Anhand der Sender E-Mail-Adresse soll die zugehörige Adresse ermittelt werden. Ist diese vorhanden, soll das E-Mail direkt auf diese Adresse ins Dossier „Dokumente“ abgelegt werden.
• Die Sender E-Mail-Adresse Ermittlung soll aktiviert oder deaktiviert werden können.
• Kann aufgrund der Sender E-Mail-Adresse keine Adresse gefunden werden, soll die E-Mail in eine allgemeine CRM-Inbox zur weiteren Bearbeitung abgelegt werden.
• Ebenfalls soll es möglich sein, auch übrige Dateien so abzulegen, jedoch sollen diese in die allgemeine CRM-Inbox zur weiteren Bearbeitung abgelegt werden.